Współczesny rynek zamówień publicznych i przetargów – zarówno krajowych, jak i międzynarodowych – stawia przed przedsiębiorcami oraz pracownikami sektora publicznego coraz większe wymagania. Jednym z kluczowych elementów determinujących sukces w tym obszarze jest kompetencja językowa. Znajomość języka obcego – najczęściej angielskiego, ale coraz częściej również niemieckiego, francuskiego czy hiszpańskiego – staje się realnym atutem konkurencyjnym, który może przesądzić o zdobyciu kontraktu, prawidłowym wykonaniu zamówienia i efektywnej współpracy z instytucjami zagranicznymi. W tym artykule przyjrzymy się dokładnie, w jaki sposób umiejętności językowe wpływają na każdy etap procesu przetargowego, jakie bariery mogą wynikać z ich braku oraz jak skutecznie rozwijać językowe kompetencje w firmie działającej na rynku zamówień publicznych.

Znajomość języka obcego a zamówienia publiczne – szerszy kontekst

Zamówienia publiczne, w szczególności te ogłaszane na poziomie Unii Europejskiej (TED – Tenders Electronic Daily), ale również w ramach międzynarodowych organizacji (jak ONZ, NATO, Bank Światowy), wymagają od wykonawców nie tylko doskonałego przygotowania formalno-prawnego, ale także swobodnego poruszania się w dokumentacji sporządzanej w językach obcych.

Dodatkowo, coraz więcej zamawiających – również w Polsce – decyduje się na publikowanie części lub całości dokumentacji przetargowej w języku angielskim, szczególnie w przypadku projektów finansowanych z funduszy UE lub skierowanych do szerszego grona wykonawców. To oznacza, że bariera językowa może wykluczyć z gry firmy, które nie są w stanie skutecznie przeanalizować dokumentów, przygotować oferty ani prowadzić bieżącej komunikacji.

Etapy przetargu, w których język obcy ma znaczenie

1. Wyszukiwanie ogłoszeń o zamówieniach

Aby skutecznie konkurować na rynku międzynarodowym, firma musi aktywnie monitorować ogłoszenia przetargowe w zagranicznych rejestrach. Do tego niezbędna jest znajomość branżowego słownictwa oraz terminologii prawnej w języku obcym. Nawet na etapie filtracji ofert, język może stanowić barierę w zrozumieniu specyfiki zlecenia.

➡️ Znajomość języka umożliwia:

• skuteczne korzystanie z platform takich jak TED, eTendering, UNGM, EBRD eProcurement, itp.

• prawidłową interpretację terminów i warunków udziału w przetargach.

2. Analiza dokumentacji przetargowej

Dokumentacja techniczna, warunki zamówienia, formularze, załączniki – wszystko to często występuje w języku angielskim, a błędna interpretacja może skutkować:

• wykluczeniem z postępowania,

• odrzuceniem oferty,

• niedotrzymaniem warunków umowy.

➡️ Korzyść ze znajomości języka:
Dokładna analiza dokumentów bez potrzeby kosztownych tłumaczeń zewnętrznych, większa niezależność zespołu ofertowego.

3. Przygotowanie oferty

W wielu przetargach – zwłaszcza międzynarodowych – dokumenty ofertowe (opis techniczny, wykaz doświadczenia, listy referencyjne) należy złożyć w języku obcym. Konieczna jest nie tylko poprawność językowa, ale również zgodność z terminologią branżową.

➡️ Dobre kompetencje językowe oznaczają:

• profesjonalną i spójną dokumentację,

• większe szanse na pozytywną ocenę formalną i merytoryczną oferty.

4. Komunikacja z zamawiającym

Na etapie zapytań, wyjaśnień, negocjacji, a później także realizacji umowy – komunikacja z zamawiającym może odbywać się wyłącznie w języku przetargu.

➡️ Umiejętność swobodnego wypowiadania się w języku obcym (zarówno w piśmie, jak i ustnie) pozwala:

• sprawnie reagować na pytania i modyfikacje,

• reprezentować firmę w rozmowach, spotkaniach, wideokonferencjach.

Co tracimy bez znajomości języka?

Brak kompetencji językowych oznacza realne zagrożenia:

• Brak dostępu do wielu międzynarodowych zamówień – firmy ograniczają się tylko do polskiego rynku.

• Wyższe koszty – tłumaczenia, doradztwo językowe, straty czasowe.

• Błędy formalne – źle przetłumaczona oferta może być odrzucona.

• Trudności w realizacji kontraktu – bariera językowa uniemożliwia sprawną koordynację z zamawiającym.

• Utrata reputacji – nieprofesjonalna komunikacja może rzutować na postrzeganie firmy jako partnera.

Jak rozwijać kompetencje językowe pod kątem zamówień publicznych?

1. Szkolenia językowe dla zespołów przetargowych

Zarówno osoby zajmujące się ofertowaniem, jak i specjaliści techniczni powinni przejść kursy językowe skoncentrowane na:

• języku prawnym i urzędowym,

• terminologii przetargowej (tenders, procurement, RFP, RFQ, etc.),

• pisaniu ofert i pism formalnych w języku obcym.

2. Kursy języka branżowego

Inżynierowie, architekci, informatycy, logistycy – każda branża ma swoją specyfikę językową. Kursy specjalistyczne (np. Technical English, Legal English) są szczególnie wartościowe w kontekście przetargów.

3. Wsparcie lektora lub partnera językowego

Stała współpraca z partnerem językowym, który:

• konsultuje tłumaczenia dokumentów przetargowych,

• prowadzi audyty językowe ofert,

• wspiera w przygotowaniu do prezentacji ofertowych i negocjacji.

4. Platformy AI i narzędzia wspierające

Rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji, takie jak tłumacze kontekstowe, asystenci językowi (np. POGAD.AI), wspierają proces nauki i pozwalają szybko doszlifować konkretne sformułowania przetargowe.

Artykuł sponsorowany.