Dostawca otrzymuje zamówienie na właściwy materiał, potwierdza cenę i termin, a mimo to produkcja czeka na brakujące elementy. Przyczyna może leżeć wcześniej: w obliczeniu potrzeb, które nie uwzględniło całej struktury wyrobu albo przypisało dostawę do niewłaściwego terminu. Dla działu zakupów lista materiałowa BOM jest więc punktem wyjścia do rozmowy z planowaniem. Sama liczba pobrana z zestawienia konstrukcyjnego nie stanowi jeszcze odpowiedzi na pytanie, ile należy kupić.

Najpierw ustal, z czego wynika potrzeba

Zanim kupiec zacznie porównywać oferty, powinien otrzymać informację, jaki wyrób, w jakiej liczbie i na kiedy ma powstać. Do tego potrzebna jest właściwa wersja jego struktury materiałowej. Jeżeli przedsiębiorstwo produkuje kilka wariantów urządzenia, podobna nazwa handlowa nie wystarczy do rozpoznania zestawu części. Różnica dotycząca jednego podzespołu może zmienić zamówienie, choć pozostała część wyrobu będzie taka sama.

Warto oddzielić dane zatwierdzone do realizacji od założeń, które wciąż mogą się zmienić. Pilne zapytanie ofertowe można przygotować także dla planowanej produkcji, ale dostawca i osoba zatwierdzająca wydatek powinni wiedzieć, na jakiej podstawie działają.

Osobnej uwagi wymaga struktura wielopoziomowa. Materiał może występować bezpośrednio w wyrobie, a równocześnie w kilku podzespołach. Przy ręcznym zestawianiu zapotrzebowania trzeba zachować te zależności, zanim zostaną zsumowane ilości do zakupu. Ważne jest również rozróżnienie podzespołu kupowanego jako całość od podzespołu wytwarzanego we własnym zakładzie. Decyzja o sposobie zaopatrzenia wpływa na to, czy kupiec szuka gotowego elementu, czy materiałów do jego wykonania.

Potrzeba brutto nie jest wielkością zamówienia

W uproszczonym przykładzie firma ma wykonać sto wyrobów, z których każdy wymaga czterech takich samych łączników. Potrzeba brutto wynosi czterysta sztuk. Jeśli sto sztuk jest dostępnych dla tego zadania, a kolejne sto pięćdziesiąt ma nadejść przed terminem zużycia, do pokrycia pozostaje sto pięćdziesiąt. Ten rachunek zakłada, że wskazane ilości nie są potrzebne innym zleceniom, dostawa jest aktualna, a dodatkowe reguły planowania nie zmieniają wyniku.

Takie zastrzeżenia mają znaczenie w codziennej pracy. Stan widoczny w magazynie może obejmować materiał zarezerwowany, oczekujący na decyzję jakościową lub znajdujący się w innym miejscu niż wymagane. Dlatego do obliczeń należy przyjąć zapas dostępny według ustalonych zasad przedsiębiorstwa. Samo odjęcie całej ilości magazynowej może dać pozornie uspokajający rezultat.

Przed zatwierdzeniem zamówienia warto sprawdzić:

• czy zapotrzebowanie obejmuje wszystkie zlecenia korzystające z danego materiału;
• czy przyjęty zapas można rzeczywiście wykorzystać do wskazanego zadania;
• czy otwarte dostawy mają aktualne ilości i terminy;
• czy uwzględniono obowiązujące reguły zapasu bezpieczeństwa, partii zakupowej i zaokrągleń.

W systemach MRP propozycja zakupu wynika z zestawienia potrzeb z dostępnym pokryciem oraz z parametrów planowania. W praktyce oznacza to, że wyjaśnienia wymaga zarówno niespodziewanie wysoki zakup, jak i brak propozycji zamówienia mimo zgłaszanego niedoboru. Rozwiązaniem nie powinno być automatyczne dopisywanie kolejnego zapasu „na wszelki wypadek”. Najpierw trzeba odtworzyć dane i reguły stojące za wynikiem.

Materiał musi być dostępny przed użyciem

Dostawa po terminie zużycia nie zabezpiecza wcześniejszej operacji. W zestawieniu miesięcznym wszystko może się bilansować, choć w pierwszym tygodniu produkcja nie ma z czego rozpocząć pracy.

Dział zakupów potrzebuje zatem daty zapotrzebowania, a nie wyłącznie miesiąca planowanej wysyłki gotowego wyrobu.

Przy ocenie terminu należy rozpoznać kolejne etapy od złożenia zamówienia do udostępnienia materiału. Mogą one obejmować czas przygotowania dostawy przez kontrahenta, transport oraz przyjęcie i czynności wewnętrzne. Zakres zależy od organizacji firmy i rodzaju materiału. Jeżeli plan zakłada wykorzystanie części bezpośrednio w dniu przyjazdu, trzeba potwierdzić, że taki przebieg jest faktycznie możliwy, a nie tylko wygodny w arkuszu.

Potwierdzenie dostawcy powinno trafiać do osób utrzymujących plan. Informacja o przesunięciu terminu pozostawiona w korespondencji kupca nie zmieni automatycznie danych używanych przez innych pracowników. Dobrą praktyką jest ustalenie miejsca zapisu potwierdzeń i sposobu zgłaszania różnic, dzięki czemu planista nie musi odgadywać, która data jest aktualna.

Cena ma sens dopiero przy porównywalnych warunkach

Oferta dotycząca innego opakowania, jednostki lub wariantu materiału wymaga przeliczenia przed porównaniem. Jeżeli BOM określa zużycie w metrach, a dostawca sprzedaje odcinki o ustalonej długości, zamawiana liczba opakowań musi wynikać z uzgodnionej relacji jednostek.

Podobnej kontroli wymaga zakup na masę, gdy potrzeba produkcyjna została opisana liczbą elementów.

Nie należy zakładać, że tańsza pozycja o zbliżonym opisie jest dopuszczonym zamiennikiem. Zakupy mogą zebrać propozycje i warunki handlowe, natomiast zgodność techniczną powinna rozstrzygać osoba do tego uprawniona w przedsiębiorstwie. Uzgodnienie warto powiązać z konkretnym materiałem i zastosowaniem. Ogólna wiadomość, że zamiennik „powinien pasować”, nie określa jeszcze, dla których wyrobów i zamówień został zaakceptowany.

Znaczenie listy materiałowej dla planowania i realizacji produkcji szerzej przedstawia artykuł: https://dlaprodukcji.pl/lista-materialowa-bom-jako-podstawa-planowania-i-realizacji-produkcji/. W pracy zakupowej warto przełożyć te zależności na kontrolę pozycji, ilości, terminów i zatwierdzonych odstępstw, zanim firma zaciągnie zobowiązanie wobec dostawcy.

Ostatnia kontrola dotyczy zmian i odpowiedzialności

Między pierwszym obliczeniem potrzeb a wysłaniem zamówienia może zmienić się liczba wyrobów, konstrukcja lub harmonogram. Dlatego uzgodnienie zakupowe powinno odnosić się do rozpoznawalnego planu i daty jego aktualności. Przy ważnej zmianie trzeba ponownie ocenić także zamówienia już otwarte: część pozostanie potrzebna, inne mogą wymagać przesunięcia lub rozmowy o korekcie. Możliwości zmiany wynikają przy tym z ustaleń z dostawcą.

Praktycznym zamknięciem kontroli jest krótki zapis: kto potwierdził potrzebę, z jakiej wersji BOM i planu skorzystano oraz które wyjątki zaakceptowano. Nie chodzi o tworzenie drugiego obiegu dokumentów obok systemu. Chodzi o możliwość odtworzenia decyzji, gdy zmienią się okoliczności albo pojawi się rozbieżność przy dostawie. Kupiec może wtedy wyjaśnić podstawę zamówienia, a planista sprawdzić wpływ zmiany bez ponownego zbierania tych samych informacji od kilku osób.

Materiał zewnętrzny