Prawidłowe wystawianie faktur to kluczowy element prowadzenia działalności gospodarczej. Dokument ten stanowi podstawę rozliczeń z kontrahentami oraz urzędem skarbowym, a każda pomyłka może prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji – od problemów z rozliczeniami VAT po sankcje podatkowe.

Błędy w fakturach zdarzają się zarówno początkującym przedsiębiorcom, jak i doświadczonym firmom, dlatego warto wiedzieć, jakie są najczęstsze pomyłki oraz jak ich unikać. W tym artykule przyjrzymy się typowym błędom księgowym, podpowiemy, jak skutecznie je eliminować oraz jakie narzędzia mogą pomóc w automatyzacji procesu fakturowania.

1. Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur

a) Brak wymaganych danych na fakturze

Jednym z najczęstszych błędów jest pominięcie kluczowych informacji na fakturze. Zgodnie z przepisami, każda faktura VAT powinna zawierać:

• Datę wystawienia i numer faktury,
• Dane sprzedawcy i nabywcy (w tym NIP),
• Opis towaru lub usługi,
• Kwotę netto, VAT i brutto,
• Stawkę VAT,
• Termin płatności i numer konta bankowego (jeśli dotyczy).

Brak jednego z tych elementów może skutkować koniecznością wystawienia faktury korygującej lub nawet odmową przyjęcia dokumentu przez kontrahenta.

b) Niepoprawne obliczenia kwot VAT

Wiele błędów wynika z błędnych obliczeń podatku VAT, szczególnie jeśli firma wystawia faktury w różnych stawkach (np. 8% i 23%). Wprowadzenie błędnych wartości może prowadzić do niezgodności w rozliczeniach podatkowych, co może skutkować kontrolą skarbową.

Najlepszym sposobem na uniknięcie tego problemu jest korzystanie z nowoczesnych programów do fakturowania, które automatycznie obliczają kwoty VAT na podstawie wybranej stawki. Więcej informacji o zaletach takiego oprogramowania można znaleźć tutaj: https://bizblog.spidersweb.pl/dlaczego-program-do-faktur-to-niezbedne-narzedzie-dla-kazdej-firmy

c) Błędy w numeracji faktur

Każda faktura powinna mieć unikalny numer zgodny z przyjętym systemem numeracji w firmie. Częstym błędem jest duplikowanie numerów lub ich pomijanie, co może prowadzić do problemów w księgowości i konieczności składania korekt.

Aby uniknąć tego problemu, warto stosować jeden spójny system numeracji, np.:

• 2024/001, 2024/002…
• 24-INV-001, 24-INV-002…

d) Wystawianie faktury po terminie

Zgodnie z polskim prawem, faktura VAT powinna być wystawiona do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży. Wystawienie faktury po tym terminie może skutkować problemami księgowymi oraz sankcjami podatkowymi.

Rozwiązaniem jest ustawienie automatycznych przypomnień w systemach do fakturowania, które poinformują przedsiębiorcę o zbliżającym się terminie wystawienia dokumentu.

e) Błędne dane kontrahenta

Niepoprawne wpisanie NIP-u, nazwy firmy lub adresu może skutkować nieprawidłowym rozliczeniem podatkowym. Błędy w danych kontrahenta mogą również prowadzić do nieuznania faktury przez urząd skarbowy.

Aby uniknąć pomyłek, warto skorzystać z funkcji automatycznego pobierania danych z bazy GUS, co pozwala na szybkie sprawdzenie poprawności danych firmy.

2. Jak unikać błędów w fakturach?

a) Korzystaj z oprogramowania do fakturowania

Nowoczesne programy do fakturowania eliminują większość błędów, ponieważ:

• Automatycznie obliczają kwoty VAT i brutto,
• Pobierają dane kontrahentów z GUS,
• Pilnują numeracji faktur,
• Przechowują kopie dokumentów w chmurze, co zapobiega ich utracie.

b) Sprawdzaj dane przed wysłaniem faktury

Zanim wyślesz fakturę do klienta, dokładnie sprawdź wszystkie wpisane informacje. Możesz wprowadzić w firmie zasadę podwójnej kontroli, np. księgowy lub inny pracownik powinien zweryfikować dokument przed jego wysłaniem.

c) Korzystaj z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Od 1 lipca 2024 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla większości firm w Polsce. Dzięki niemu faktury będą przesyłane bezpośrednio do systemu skarbowego, co zminimalizuje ryzyko błędów i ułatwi kontrolę nad dokumentami.

d) Ustaw przypomnienia o terminach wystawiania faktur

Aby uniknąć opóźnień w wystawianiu faktur, warto korzystać z przypomnień w systemie CRM lub w programach księgowych, które automatycznie informują o nadchodzących terminach.

e) Przechowuj faktury w bezpieczny sposób

Wiele firm wciąż przechowuje faktury w formie papierowej, co zwiększa ryzyko ich zgubienia lub zniszczenia. Lepiej przechowywać dokumenty w chmurze, gdzie są dostępne z każdego miejsca i zawsze zabezpieczone przed utratą.

3. Jakie konsekwencje mogą wyniknąć z błędów na fakturze?

a) Konieczność wystawienia faktury korygującej

Jeśli faktura zawiera błąd, przedsiębiorca musi wystawić fakturę korygującą, co wymaga dodatkowego czasu i formalności.

b) Problemy z urzędem skarbowym

Błędne fakturowanie może prowadzić do nieprawidłowego rozliczenia VAT, co może skutkować koniecznością zapłaty zaległych podatków wraz z odsetkami.

c) Konflikty z kontrahentami

Błędy w fakturach mogą prowadzić do sporów z kontrahentami, którzy mogą odmówić zapłaty za niepoprawnie wystawiony dokument.

4. Podsumowanie

Błędy w fakturach mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i księgowych, dlatego warto wdrożyć dobre praktyki, które pomogą ich unikać. Najlepszym rozwiązaniem jest korzystanie z profesjonalnego oprogramowania do fakturowania, regularne sprawdzanie dokumentów oraz stosowanie automatycznych przypomnień o terminach.